Como fazer folha de pagamento: passo a passo completo

Equipe Conexão Financeira - 20/11/2020

Pequeno empreendimento ou empresa de grande porte, para todas os tamanhos de negócios, a folha de pagamento é item imprescindível e cumpre papel fundamental na gestão financeira.

Mas como fazer a folha de pagamento? Existe legislação que direciona o cálculo? Qual a obrigação de uma empresa quando se trata da folha de pagamento? Descubra essas respostas no passo a passo completo a seguir.

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O que é a folha de pagamento? A lei da folha

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A folha de pagamento é um documento obrigatório a ser emitido por todas a empresas que possuem funcionários devidamente registrados em carteira ou autônomos contratados para serviços específicos. 

No documento deve constar nome, cargo ou função desempenhada pelo colaborador, sua remuneração, dias trabalhados, assim como os benefícios e descontos (FGTS, INSS, imposto retido na fonte), isto é, o valor bruto e o valor líquido a ser pago pela empresa.

Mas qual a legislação que regulamenta a folha de pagamento? O Decreto 3.048, de 6 de maio de 1999 trata da regulamentação da Previdência Social, mencionando, inclusive, todos os tipos de atividades laborais seguradas.

Não há um modelo ou layout exigido por lei, portanto, a empresa pode elaborar a folha de pagamento de forma analítica, ou seja, discriminando todos os itens utilizados para o cálculo, ou de maneira sintética, isto é, apresentando os valores totais pagos pela empresa e os descontos.

A importância da folha para a empresa e para o colaborador

Além da exigência legal para a empresa, a folha de pagamento é um documento importante tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Com a folha de pagamento devidamente em funcionamento, a empresa mantém o controle financeiro de seus custos, provando também às equipes sua seriedade na hora de honrar com os compromissos trabalhistas.

Para o colaborador, a folha de pagamento é uma segurança de que suas horas de trabalho estão sendo devidamente remuneradas, os descontos e impostos a serem recolhidos estão sendo cumpridos por parte da empresa.

Para além das obrigações legais, é relevante mencionar que, uma empresa que faz sua folha de pagamento dentro da legalidade e apresenta o documento aos colaboradores dentro dos ciclos de pagamentos acordados, também exerce um papel fundamental na motivação de suas equipes.

Afinal, colaboradores que são valorizados e que sabem da seriedade da empresa em que trabalham procuram retribuir o compromisso ao exercer suas funções.

Além disso, para o colaborador, o documento serve como comprovação de renda em casos de financiamento de bens, tais como imóveis ou veículos. Ainda tem a função de documento comprobatório para fins de aposentadoria.

Como fazer folha de pagamento? Saiba como calcular

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Saber como é feito o cálculo da folha de pagamento exige conhecimento sobre as leis trabalhistas, informações da área de Recursos Humanos e noções de matemática financeira aplicada à contabilidade. 

É preciso saber algumas informações para saber como fazer a folha de pagamento de cada colaborador, tais como:

  • categoria do colaborador: regulamentada por Convenção Coletiva, fornece as normas base para cálculo;
  • horas de trabalho: analise a folha ponto com o registro das horas trabalhadas, faltas, atestados médicos apresentados e horas extras;
  • encargos sociais e benefícios: verifique os benefícios concedidos, encargos sociais e seus respectivos descontos.

O cálculo utilizado para fazer a folha de pagamento leva em consideração taxas e tributos que incidem sobre o salário. Verifique quais são eles e suas regras sobre a remuneração.

Vale transporte

Se for necessário prover maneiras de deslocamento ao funcionário, a empresa deve pagar o abono de 6% sobre o salário do colaborador, independentemente do valor do transporte a ser utilizado.

No entanto, é importante lembrar que a empresa pode oferecer maneiras alternativas e próprias de transporte das equipes.

Vale refeição

Ao contrário do vale transporte, o pagamento do vale refeição não é obrigatório para as empresas.

Porém, boa parte de negócios já estabelecidos adotam esse benefício como prática no intuito de valorização e retenção de talentos.

O desconto máximo permitido para o benefício é de 20%, mas este abono não é calculado sobre o salário.

FGTS

A sigla FGTS refere-se ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e é uma taxa única de 8% sobre o salário bruto, com exceção do salário-família.

O valor do FGTS é responsabilidade do empregador, devendo ser pago mensalmente. No entanto, algumas empresas optam por depósitos programados (6 em 6 meses, por exemplo), mas o ato é ilegal e pode colocar o negócio em risco junto aos órgãos competentes.

INSS

Se o FGTS é uma obrigatoriedade ao empregador, o valor pago ao Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS) é responsabilidade do colaborador.

As taxas de desconto do INSS variam de acordo com a remuneração bruta do funcionário:

  • desconto de 7,5%: para vencimentos iguais ao salário mínimo.
  • desconto de 9%: para vencimentos entre R$ 1.045,01 e R$ 2.089,60;
  • desconto de 12%: para vencimentos entre R$ 2.089,60 e R$ 3.134,40.
  • desconto de 14%: para vencimentos acima de R$ 3.134,40 até R$ 6.101,06.

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte é calculado por meio de faixas de alíquotas. A base de cálculo é: remuneração bruta – desconto INSS apurado. Estas são as taxas de alíquotas:

  • desconto de 7,5%: entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,55;
  • desconto de 15%: entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
  • desconto de 22,5%: entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
  • desconto de 27,5%: a partir de R$ 4.664,69.

Quem apresenta dependentes, há uma dedução de R$ 189,59.

Salário-Família

Dividido por faixas de rendimento, este abono é oferecido apenas para trabalhadores de baixa renda. Leva-se em consideração o salário bruto e não há incidência de descontos sobre ele.

  • Salário bruto até R$ 806,80: quantia de R$ 41,37.
  • Salário bruto entre R$ 806,80 e R$ 1.212,64: quantia de R$ 29,16.

Papel da folha de pagamento na gestão financeira empresarial

A folha de pagamento vai além de um simples documento exigido por lei. Ter a discriminação de benefícios concedidos e deduções feitas permite que a empresa tenha controle sobre seus custos.

A previsibilidade de custos interfere diretamente no planejamento financeiro de curto, médio e longo prazo de uma empresa, portanto, a folha de pagamento deve ser vista como uma forte aliada na gestão financeira empresarial.

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Conclusão

Além da obrigatoriedade legal, a folha de pagamento cumpre papel essencial de compromisso firmado e cumprido entre empresa e colaborador, deixando claro todos os ganhos e descontos. 

O sucesso da gestão financeira de uma empresa depende do controle de entradas e saídas, e a folha de pagamento é um importante recurso para gerenciamento de valores.

Garante a segurança do seu negócio por meio de informações importantes como estas:

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