Pequeno empreendimento ou empresa de grande porte, para todas os tamanhos de negócios, a folha de pagamento é item imprescindível e cumpre papel fundamental na gestão financeira.
Mas como fazer a folha de pagamento? Existe legislação que direciona o cálculo? Qual a obrigação de uma empresa quando se trata da folha de pagamento? Descubra essas respostas no passo a passo completo a seguir.
O que é a folha de pagamento? A lei da folha
A folha de pagamento é um documento obrigatório a ser emitido por todas a empresas que possuem funcionários devidamente registrados em carteira ou autônomos contratados para serviços específicos.
No documento deve constar nome, cargo ou função desempenhada pelo colaborador, sua remuneração, dias trabalhados, assim como os benefícios e descontos (FGTS, INSS, imposto retido na fonte), isto é, o valor bruto e o valor líquido a ser pago pela empresa.
Mas qual a legislação que regulamenta a folha de pagamento? O Decreto 3.048, de 6 de maio de 1999 trata da regulamentação da Previdência Social, mencionando, inclusive, todos os tipos de atividades laborais seguradas.
Não há um modelo ou layout exigido por lei, portanto, a empresa pode elaborar a folha de pagamento de forma analítica, ou seja, discriminando todos os itens utilizados para o cálculo, ou de maneira sintética, isto é, apresentando os valores totais pagos pela empresa e os descontos.
A importância da folha para a empresa e para o colaborador
Além da exigência legal para a empresa, a folha de pagamento é um documento importante tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Com a folha de pagamento devidamente em funcionamento, a empresa mantém o controle financeiro de seus custos, provando também às equipes sua seriedade na hora de honrar com os compromissos trabalhistas.
Para o colaborador, a folha de pagamento é uma segurança de que suas horas de trabalho estão sendo devidamente remuneradas, os descontos e impostos a serem recolhidos estão sendo cumpridos por parte da empresa.
Para além das obrigações legais, é relevante mencionar que, uma empresa que faz sua folha de pagamento dentro da legalidade e apresenta o documento aos colaboradores dentro dos ciclos de pagamentos acordados, também exerce um papel fundamental na motivação de suas equipes.
Afinal, colaboradores que são valorizados e que sabem da seriedade da empresa em que trabalham procuram retribuir o compromisso ao exercer suas funções.
Além disso, para o colaborador, o documento serve como comprovação de renda em casos de financiamento de bens, tais como imóveis ou veículos. Ainda tem a função de documento comprobatório para fins de aposentadoria.
Como fazer folha de pagamento? Saiba como calcular
Saber como é feito o cálculo da folha de pagamento exige conhecimento sobre as leis trabalhistas, informações da área de Recursos Humanos e noções de matemática financeira aplicada à contabilidade.
É preciso saber algumas informações para saber como fazer a folha de pagamento de cada colaborador, tais como:
- categoria do colaborador: regulamentada por Convenção Coletiva, fornece as normas base para cálculo;
- horas de trabalho: analise a folha ponto com o registro das horas trabalhadas, faltas, atestados médicos apresentados e horas extras;
- encargos sociais e benefícios: verifique os benefícios concedidos, encargos sociais e seus respectivos descontos.
O cálculo utilizado para fazer a folha de pagamento leva em consideração taxas e tributos que incidem sobre o salário. Verifique quais são eles e suas regras sobre a remuneração.